○日野町立学校文書管理規程
令和4年9月1日
教委訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第28条及び日野町文書整理保存規程(昭和45年日野町訓令第1号)第3条の規定に基づき、日野町立学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、校務の効率的運営及び文書事務の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。
(文書管理の原則)
第2条 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに、適正に処理及び管理し、事務の効率的な運営をするように努めなければならない。
(1) 文書 職務上作成し、又は取得した書類、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子文書 統合型校務支援システム文書収受機能(以下「文書収受機能」という。)による情報処理の用に供するため、当該システムに記録された文書をいう。
(3) 文書収受機能 電子計算機(演算装置、制御装置、記録装置、入力装置及び出力装置からなる電子情報処理装置をいう。以下同じ。)を利用して文書の収受、起案、発送、保存、廃棄その他の文書に関する事務(以下「文書事務」という。)の処理及び文書にかかる情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。
(文書管理責任者の職務)
第4条 学校に文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、校長をもって充てる。
2 管理責任者は、日野町教育委員会の指導のもと、学校における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第5条 学校に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置き、所属職員の中から管理責任者が指名する。
2 取扱主任は、管理責任者の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務処理の促進に関すること。
(2) 文書事務の指導、改善及び調整に関すること。
(3) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
3 取扱主任が不在のとき又は事故あるときは、あらかじめ管理責任者の指定した職員がその職務を行う。
2 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書受理簿に登録したうえ、直接そのあて名の者に配付し受領印を徴する。この場合において、配付を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続きを経るものとする。
3 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配付して受領印を徴する。
(文書収受機能を利用した収受)
第7条 前条の規定にかかわらず、収受の受理は、文書収受機能を利用して行うことができる。
2 文書収受機能を利用して収受した電磁的記録について、処理経過を明らかにする必要があるものは、前条第1項に規定する登録を行い、処理する。ただし、定例的なもの若しくは軽易なものは、この限りでない。
(文書の受理番号)
第8条 文書の受理番号は、文書受理簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新する。
(文書の処理)
第9条 管理責任者は、収受文書を直ちに閲覧し、処理方針並びに期限及び担当者を定めて取扱主任に指示し、処理させなければならない。
(起案)
第10条 起案文書は、起案者から必要に応じて回議し、校長の決裁を受けるものとする。
(文書収受機能を利用した起案)
第11条 前条の規定にかかわらず、文書収受機能を利用して起案する場合は、電子起案(文書収受機能に事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。
2 電子起案の方法により起案され、決裁を受ける電子文書は、起案者から文書収受機能により回付し、校長の決裁を受けるものとする。
(文書の発送)
第12条 校長の決裁を受けた文書で発送するものは、起案者において浄書し、校合し、日野町教育委員会公印規程(平成22年日野町教委訓令第2号)の規定により公印を押し、文書取扱主任に回付しなければならない。ただし、日野町教育委員会が施行する文書の公印の押印の省略等に関する規則(令和4年日野町教委規則第1号)の規定により、押印を省略することができる。
(文書の発送番号)
第13条 文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。
(発送の方法)
第14条 文書の発送方法は、使送、郵送、ファクシミリ、電子メール、文書収受機能の方法により行う。
(文書の分類、整理、保管及び保存)
第15条 処理済の文書は、おおむね次の各号に掲げる区分により分類、整理、保管及び保存しなければならない。ただし、電子文書は文書収受機能により保存するものとする。
(1) 学校管理及び学校経営関係
(2) 教科及び教育内容関係
(3) 学校保健関係
(4) 学校給食関係
(5) 学校図書館関係
(6) 要保護児童、生徒関係
(7) 調査統計関係
(8) 諸給与及び福利関係
(9) 予算及び補助金関係
(10) 各種団体関係
(11) その他
2 前項に規定する文書整理表は、表紙の次にとじ込むものとする。ただし、文書収受機能により保存するものはこの限りではない。
(文書の保管)
第16条 表簿は、必要なときに速やかに利用できるよう、常に一定の場所に整理保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。
2 表簿の保管期間は、次に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間とする。
(1) 保存期間が永年である表簿 永年
(2) 保存期間が1年以上20年以下である表簿 1年間
(3) 常時利用する文書をまとめた表簿 校長が必要と認める期間
(未処理の文書の保管)
第17条 未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。
(文書の保存年限)
第18条 文書の保存年限は、法令その他に定めのあるものを除き、別表のとおりとする。
2 保存年限は、文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
3 常時利用する文書について、常時利用をする必要がなくなった場合は、当該文書を綴る別の表簿を作成しなければならない。この場合において、当該文書及び表簿の保存期間は、第1項に定めるところによる。
4 第1項の規定にかかわらず、校務用データの保存年限は5年とする。
(表簿の編集、保存)
第19条 表簿は、次の各号に掲げるところに従い、保存する。
(1) 表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に、「非常持出」と朱書し、保存する。
(2) 別表の分類番号に従い保存する。
(3) 相互に密接な関係がある2以上の文書は、1件として編集する。この場合において、分類項目を異にするものについては、主たる文書の分類項目により保存する。
(4) 年度文書は、年度ごとに、暦年文書は、暦年ごとに保存する。
2 表紙又は背表紙を付し、年度又は年、分類番号、簿冊名称及び学校名を記載しなければならない。
(保存表簿の持出し)
第20条 保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、管理責任者の許可を受けたときは、この限りでない。
2 学校外に持出す保存表簿に個人情報が含まれる場合には、日野町教育委員会教育情報セキュリティ基本方針(令和3年3月1日日野町教育委員会)及び日野町立学校教育情報セキュリティ対策基準(令和3年3月1日日野町教育委員会)に基づき、取扱うものとする。
(保存表簿の廃棄)
第21条 管理責任者は、保存年限を経過した表簿を、速やかに廃棄しなければならない。
2 廃棄する保存表簿で、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、裁断等の処置をとらなければならない。
3 電磁的記録についても同様とする。
(その他)
第22条 この規程に定めるもののほか、文書管理に関し、必要な事項は、教育長が別に定める。
附則
この訓令は、令和4年9月1日から施行する。
様式 略