○日野町立学校処務規程
昭和45年4月1日
教委訓令第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第28条、日野町文書整理保存規程(昭和45年日野町訓令第1号)第3条及び日野町立小・中学校管理規則(平成12年教委規則第1号)第41条の規定に基づき、学校の公印の取扱い、文書処理その他の事務処理に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
第2章 公印
(公印の種類)
第2条 学校の公印(以下「公印」という。)は、学校印、校長印及び校長職務代理者印とする。
(公印の規格)
第3条 公印の規格は、別表第1のとおりとする。
(公印の保管)
第4条 校長は、公印を常に堅固な容器に納めて保管し、使用の責に任ずるものとする。
(公印の使用)
第5条 公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。
(公印の廃棄及び事故)
第6条 校長は、公印を廃棄しようとするとき又は公印に事故が生じたときは、速やかに日野町教育委員会にその旨を届け出るものとする。
第3章 事務の処理
(事務の代決)
第7条 校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。
(代決の範囲及び後閲)
第8条 重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては、この限りでない。
2 代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。
(文書取扱主任)
第9条 学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、所属職員の中から校長が命ずる。
3 文書取扱主任が不在のとき又は事故あるときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。
(到着文書の処理)
第10条 学校に到着した文書は、速やかに次の各号により処理するものとする。
(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書受理簿に登録したうえ、直接そのあて名の者に配付し受領印を徴すること。この場合において、配付を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続きを経るものとする。
(3) 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配付して受領印を徴すること。
第11条 校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは処理意見を示し、教頭を経て担当職員に配布するものとする。
(文書の受理番号)
第12条 文書の受理番号は、文書受理簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。
(立案)
第13条 事件の処理については、担当職員において立案し、校長の決裁を受けるものとする。
(文書の発送)
第14条 発送を要する文書は、担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。
(文書の発送番号)
第15条 文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。
(1) 学校管理及び学校経営関係
(2) 教科及び教育内容関係
(3) 学校保健関係
(4) 学校給食関係
(5) 学校図書館関係
(6) 要保護児童、生徒関係
(7) 調査統計関係
(8) 諸給与及び福利関係
(9) 予算及び補助金関係
(10) 各種団体関係
(11) その他
2 前項に規定する文書整理表は、表紙の次にとじ込むものとする。
(文書の保管)
第16条の2 表簿は、必要なときに速やかに利用できるよう、常に一定の場所に整理保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。
2 表簿の保管期間は、次に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間とする。
(1) 保存期間が永年である表簿 永年
(2) 保存期間が1年以上20年以下である表簿 1年間
(3) 常時利用する文書をまとめた表簿 校長が必要と認める期間
(未処理の文書の保管)
第17条 未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。
第4章 表薄の保存
(表簿の保存)
第18条 表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に、「非常持出」と朱書し、保存するものとする。
(表簿の保存期間)
第19条 表簿は、別に定めるもののほか、5年間保存しなければならない。ただし、別表第2に表簿の分類がなされているものついては、そこに定める期間とする。
2 常時利用する文書について、常時利用をする必要がなくなった場合は、当該文書を綴る別の表簿を作成しなければならない。この場合において、当該文書及び表簿の保存期間は、前項に定めるところによる。
(保存期間及び保管期間の起算日)
第19条の2 表簿の当該保存期間の起算日は、当該表簿の属する年度の終了した日の翌日とする。
2 保管期間の起算日は、保存期間の起算日とする。
(保存表簿の持ち出し及び公開の制限)
第20条 保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。
(保存表簿の廃棄)
第21条 保存期間の満了した表簿は、校長が焼却その他適切な方法での処分に付するものとする。
2 電磁的記録についても、同様とする。
第5章 雑則
(その他必要な事項)
第22条 この規程に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。
附則
1 この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成12年教委訓令第2号)
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成14年教委訓令第1号)
この規程は、公布の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。
附則(平成25年教委訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成26年教委訓令第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年教委訓令第2号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年教委訓令第2号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)(公印の規格)
1 日野町立根雨小学校 | |
(1) 学校印(45ミリ角) | (2) 校長印(21ミリ角) |
(3) 校長職務代理者印(21ミリ角) |
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2 日野町立黒坂小学校 | |
(1) 学校印(45ミリ角) | (2) 校長印(21ミリ角) |
(3) 校長職務代理者印(21ミリ角) |
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3 日野町立日野中学校 | |
(1) 学校印(45ミリ角) | (2) 校長印(21ミリ角) |
(3) 校長職務代理者印(21ミリ角) | |
別表第2(第19条関係)(表簿の保存期間)
表簿の種類 | 保存期間 | 表簿の種類 | 保存期間 |
①学校の管理運営に関するもの |
| ③教科・教育内容に関するもの | |
学校沿革誌 | 永年 | 生徒指導月例報告 | 5年 |
例規通ちょう重要報告書綴 | 永年 | 校外行事実施計画書 | 5年 |
校内諸規定 | 20年 | スクールカウンセラー勤務実績記録簿等 | 5年 |
学校日誌 | 5年 | 上記以外の第16条第1項第2号及び第10号に係る表簿 | 3年 |
当直日誌 | 5年 | ④児童生徒に関するもの | |
看護日誌 | 5年 | 指導要録(学籍に関する記録) | 20年 |
保健日誌 | 5年 | 指導要録(上記以外の記録) | 5年 |
給食日誌 | 5年 | 除籍簿(学籍に関する記録) | 20年 |
学校関係法令 | 常時 | 除籍簿(上記以外の記録) | 5年 |
日課表 | 5年 | 個別の教育支援計画 | 5年 |
教科用図書配当表 | 5年 | 個別の指導計画 | 5年 |
担任学級教科科目時間表 | 5年 | 成績一覧表 | 5年 |
学校医執務記録簿 | 5年 | 卒業証書台帳 | 永年 |
学校歯科医執務記録簿 | 5年 | 児童生徒賞罰関係綴 | 10年 |
学校薬剤師執務記録簿 | 5年 | 入学予定者一覧表 | 10年 |
文書受理簿 | 5年 | 児童生徒転出入簿 | 10年 |
文書発送簿 | 5年 | 児童生徒異動通知 | 10年 |
金券等受付簿 | 5年 | 校区外・区域外就学通知 | 10年 |
②教職員に関するもの |
| 転出入児童生徒関係 | 10年 |
履歴書 | 永年 | 出席簿 | 5年 |
職員進退関係綴 | 10年 | 健康診断票 | 5年 |
出勤簿 | 5年 | 歯の検査票 | 5年 |
旅行命令簿 | 5年 | 日本スポーツ振興センター | 10年 |
宿直日直勤務命令簿 | 5年 | ⑤学校財産に関するもの | |
時間外勤務、休日勤務及び夜勤命令簿 | 5年 | 財産原簿写(土地、建物、立木) | 永年 |
勤務時間の割振変更及び変形勤務時間制管理簿 | 5年 | ⑥財務に関するもの | |
職員勤務動向記録簿 | 5年 | 予算書 | 5年 |
年次休暇整理簿 | 5年 | 予算差引簿 | 5年 |
研修承認整理簿 | 5年 | 物品購入簿 | 5年 |
諸願届出書類 | 5年 | 備品台帳 | 常時 |
出張復命書綴 | 5年 | 消耗品出納簿 | 5年 |
職員健康診断票 | 5年 | 郵便切手受払簿 | 5年 |
教職員評価・育成制度 | 2年 | ⑦その他 | |
諸給与明細書控 | 5年 | 第16条第1項第1号から第10号に係る表簿のうち簡易なもの及び第11号に係る表簿 | 1年 |
旅費請求書控 | 5年 | ||
通勤手当認定書 | 常時 | ||
扶養親族認定書 | 常時 |