(目的)

第1条　この規程は、学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第28条、日野町文書整理保存規程(昭和45年日野町訓令第1号)第3条及び日野町立小・中学校管理規則(平成12年教委規則第1号)第41条の規定に基づき、学校の公印の取扱い、文書処理その他の事務処理に関し、必要な事項を定めることを目的とする。

(公印の種類)

第2条　学校の公印(以下「公印」という。)は、学校印、校長印及び校長職務代理者印とする。

(公印の規格)

第3条　公印の規格は、別表第1のとおりとする。

(公印の保管)

第4条　校長は、公印を常に堅固な容器に納めて保管し、使用の責に任ずるものとする。

(公印の使用)

第5条　公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。

(公印の廃棄及び事故)

第6条　校長は、公印を廃棄しようとするとき又は公印に事故が生じたときは、速やかに日野町教育委員会にその旨を届け出るものとする。

(事務の代決)

第7条　校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。

(代決の範囲及び後閲)

第8条　重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては、この限りでない。

(文書取扱主任)

第9条　学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。

(到着文書の処理)

第10条　学校に到着した文書は、速やかに次の各号により処理するものとする。

第11条　校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは処理意見を示し、教頭を経て担当職員に配布するものとする。

(文書の受理番号)

第12条　文書の受理番号は、文書受理簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(立案)

第13条　事件の処理については、担当職員において立案し、校長の決裁を受けるものとする。

(文書の発送)

第14条　発送を要する文書は、担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。

(文書の発送番号)

第15条　文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。

(処理済の文書の編冊)

第16条　処理済の文書は、おおむね次の各号に掲げる区分により分類し、年度ごとに文書整理表(様式第5号)を付して編冊し、一定の場所に保管しておくものとする。ただし、第19条の規定により、別表第2に表簿の分類がなされているものについては、当該分類によるものとする。

(文書の保管)

第16条の2　表簿は、必要なときに速やかに利用できるよう、常に一定の場所に整理保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。

(未処理の文書の保管)

第17条　未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(表簿の保存)

第18条　表簿は、書庫(書棚)に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ、非常事態に際し特に保全を要するものは、書庫(書棚)の前面に、「非常持出」と朱書し、保存するものとする。

(表簿の保存期間)

第19条　表簿は、別に定めるもののほか、5年間保存しなければならない。ただし、別表第2に表簿の分類がなされているものついては、そこに定める期間とする。表簿は、別に定めるもののほか、5年間保存しなければならない。ただし、別表第2に表簿の分類がなされているものついては、そこに定める期間とする。

(保存期間及び保管期間の起算日)

第19条の2　表簿の当該保存期間の起算日は、当該表簿の属する年度の終了した日の翌日とする。

(保存表簿の持ち出し及び公開の制限)

第20条　保存表簿は、学校外に持ち出し、又は外部のものに公開してはならない。ただし、校長の許可を受けたときは、この限りでない。

(保存表簿の廃棄)

第21条　保存期間の満了した表簿は、校長が焼却その他適切な方法での処分に付するものとする。

(その他必要な事項)

第22条　この規程に定めるもののほか、事務処理に関し必要な事項は、校長が定める。