○日野町文書事務規程
昭和45年4月1日
訓令第2号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 町における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(文書の意義)
第1条の2 この規程において「文書」とは、町の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(文書事務の原則)
第2条 文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。
(総務課長の職務)
第3条 総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導、調整するとともに、本庁に関する文書の受領、配付、発送、保管及び廃棄を行うものとする。
(文書取扱主任)
第4条 本庁の課及び出先機関に文書取扱主任を置き、本庁にあっては課長、出先機関にあってはその長をもって充てる。
2 文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 本庁にあっては、総務課から配付された文書の収受及び担当者への伝達に関すること。出先機関にあっては、到着した文書の収受及び担当者への伝達に関すること。
(2) 文書の整理、保管に関すること。
(3) 起案文の調製に関すること。
(4) 文書事務の合理化に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
(電子文書取扱者)
第4条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する電子文書取扱者を別に指定することができる。
(電子文書取扱者の職務)
第4条の3 電子文書取扱者は、次の各号に掲げる事務に従事するものとする。
(1) 総合行政ネットワーク文書(総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書をいう。以下同じ。)の電子署名(電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって、次の各号に該当するものをいう。以下同じ。)の付与に関すること。
ア 当該情報が、当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について、改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(2) 総合行政ネットワーク文書の受領及び発送に関すること。
(3) 前2号に掲げるもののほか、総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要な事務
第2章 文書の収受及び配付
(収受した文書)
第5条 総務課長(出先機関にあっては、文書取扱主任をいう。この章において同じ。)は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印を押し、収受番号を付し、文書処理簿(様式第1号)に記載し、主務課に配付して当該課の文書取扱主任の受領印を受けなければならない。ただし、町長が別に定める軽易な文書については、収受印の押印並びに収受番号及び文書処理簿の記載を省略することができる。
3 受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については、第1項の規定により取り扱うほか、到達時刻を記入するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の収受)
第5条の2 総合行政ネットワーク文書は、総務課の電子文書取扱者において処理するものとする。
2 総務課の電子文書取扱者は、総合行政ネットワーク文書を受領した場合は、次に掲げるところにより処理する。
(1) 受領した総合行政ネットワーク文書に電子署名が付与されている場合は、当該電子署名の検証を行うこと。
(2) 受領した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ発送すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。
(総務課への回付)
第6条 主管課で直接受領した文書は、第5条第1項ただし書に該当するものを除き、直ちに総務課に回付するものとする。
(送料未払等の取扱)
第7条 送料の未払又は不足の文書等は、総務課長が必要と認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受することができる。
(主管課への配付)
第8条 2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。
(課内の配付)
第9条 文書取扱主任は、配付を受けた文書を、文書整理簿(様式第3号)に記載し、担当者へ配付して受領印を得るものとする。
(当直員が受領した文書)
第10条 当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。
第3章 文書の立案、回議、決裁等
(起案)
第11条 文書による事案の決定は、起案用紙(様式第4号)によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行う。
(起案文書の処理)
第12条 起案した文書(以下「起案文書」という。)の処理にあたっては、次の各号に規定する事項に留意しなければならない。
(1) 起案文は、常用漢字及び平易な口語文を使用すること。
(2) 回議にあたっては、必要に応じて説明文を別紙として添えること。
(3) 書留、親展、内容証明等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を特別扱い欄に明記すること。
(4) 起案文書には、必要に応じて処理の経過を示す文書、法令の抜粋等を付すること。
(5) 起案文書のうち課内の回議を経たのち、他の関係課又は上司へ合議を必要とするものにあっては、担当者が他課の担当者又は上司に手渡すこと。
(6) 重要文書又は秘密を要する文書と認められる文書は、回議者に持ち回って決裁を得ること。
(7) 起案文書の回議が終了したときは、最終決裁者が長又は副町長の場合は総務課の文書取扱主任が、その他の文書については最終決裁者の属する課の文書取扱者が速やかに決裁印(様式第5号)を押して担当者に回送の手続きをとること。
(8) 起案文書のうち最終決裁者が長であるものは、決裁前に総務課長の審査を受けるものとする。副町長又は課長が最終決裁者であるもので外部に伝達される文書についても同様とする。ただし、軽易な文書又は定型的反復的な文書については、審査を省略することができる。
(1) 条例、規則、訓令及び告示 法規番号簿(様式第6号)
(2) 証明文書 証明文書簿(様式第7号)
(3) 外部に発送する文書 文書発送簿(様式第8号)
(秘密文書の処理)
第14条 町の利益から秘密保全度が高く当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。
(1) 秘密文書には、「秘密」の文字を起案文書に朱字で明記するものとする。
(2) 秘密文書の管理は、主管課長がするものとする。
第4章 文書の浄書及び発達
(浄書)
第15条 決裁済の文書の浄書は、主管課において行うものとする。ただし、タイプ浄書を行う場合にあっては、総務課で浄書するものとする。
2 浄書を完了した場合は、起案文書と校合のうえ、所定欄に浄書者及び校合者の印を押すものとする。
(公印等の押印)
第16条 浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印(様式第9号)を押印するものとする。ただし、法令等により公印を押印することとされている文書及び相手方が特に公印の押印を求める文書以外の文書については、これらの押印を省略することができる。
(電子署名)
第16条の2 総合行政ネットワークの文書交換システムにより発送する文書については、前条の規定による公印の押印に代えて、電子署名を付与するものとする。
2 発送文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済みの文書を添えて電子文書取扱者に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書取扱者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済みの文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与する。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行事務等については、別に定める。
(発送文書の持参)
第17条 総合行政ネットワーク文書の発送に係る場合その他特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は退庁時刻1時間前までに総務課(出先機関にあっては、文書の発送を担当する者をいう。次条において同じ。)に発送文書及び起案文書を持参しなければならない。
(発送済文書の返付)
第18条 総務課は、発送を終了したときは、直ちに「発送済」の印(様式第10号)を起案文書に押して直ちに担当者の属する課の文書取扱主任を経て担当者に返付するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の発送)
第18条の2 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を発送するときには、総務課の電子文書取扱者が第16条の2に定める電子署名を付与し、これを発送し、及び電磁的記録媒体に記録するものとする。
2 前項の電磁的記録媒体は、経年劣化等による記録された文書の消失及び変化並びに改ざん、盗難及び漏えい等を防止する措置を講じなければならない。
(完結文書の処理)
第19条 文書の処理が完結したときは、日野町文書整理保存規程(昭和45年日野町訓令第1号)の定めるところにより整理するものとする。
附則
この訓令は、昭和45年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第1号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年訓令第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第3号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第1号)
この訓令は、平成20年7月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第1号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
